Цифровизация документооборота в электроэнергетике: НПО «Стример» х Sign.Me

Как появилась ваша компания и сколько лет вы уже на рынке? 

Научно-производственное объединение «Стример» основано в 1996 году в Санкт-Петербурге. Организация начинала работу как небольшое узкоспециализированное предприятие, а сегодня стала одним из лидеров в сфере защиты и повышения эффективности энергосистем.

 

Чем занимается НПО «Стример»? 

Мы разрабатываем и производим устройства молниезащиты для электрических сетей, защиты от импульсных перенапряжений (УЗИП), а также модули для восстановления масляной изоляции трансформаторов и системы соединения кабельных и воздушных линий. Проще говоря, защищаем инфраструктуру от молний, продлеваем срок службы трансформаторов и помогаем спрятать воздушные линии электропередач под землю. Наши решения используют энергетические компании, РЖД, телеком и предприятия добывающей отрасли.

 

Сколько у вас сотрудников в штате? 

У нас около 200 сотрудников. Головной офис, производственная и научная площадки находятся в Санкт-Петербурге. Также есть филиалы или коммерческие представители в Москве, Сургуте, Воронеже, Ростове-на-Дону, Екатеринбурге и Хабаровске.

 

Какими достижениями компании вы гордитесь больше всего?

За 30 лет мы собрали сильную научную команду и создали собственный испытательный центр, где можно в реальных условиях проверить, как работают наши устройства при ударе молнии – рядом с линией электропередачи или прямо в неё. Построили эффективную бизнес-модель, которая позволяет нам проходить весь путь создания инновации – от идеи до запуска серийного производства. При этом мы не растеряли тёплую, «семейную» атмосферу внутри компании. 

 

Как организован документооборот в компании? 

Для разных задач мы используем разные сервисы и виды электронной подписи. Усиленную квалифицированную электронную подпись в системе ЭДО мы применяем для взаимодействия с контрагентами в сегменте B2B. Также у нас ведётся кадровый документооборот в специализированном сервисе КЭДО. Но эти сервисы не закрывали наши задачи по внутреннему документообороту. Различные служебные записки и организационно-распорядительные документы оставались у нас на бумаге, и мы решили это исправить. Мы интегрировали сервис электронной подписи Сайн.Смарт через Битрикс24, в которой работают все наши сотрудники.  

 

Как выглядел внутренний документооборот до внедрения сервиса? 

Бухгалтер печатал пакет командировочных документов, сотрудник и его руководитель подписывали документы от руки и направляли на утверждение генеральному директору. Если в командировку отправлялись удалённые сотрудники, то их документы обычно лежали в ожидании их эпизодических приездов в главный офис или пересылались через курьерские службы.

 

Какие ещё внутренние документы, помимо сопровождающих командировки, предстояло перевести в цифру? 

Различные организационно-распорядительные документы, например, приказы, положения, а также различные внутренние служебные записки и другие.

 

Как вы пришли к решению об оцифровке внутреннего документооборота?

Эту задачу поставил генеральный директор компании. Продажи в нашей сфере сильно зависят от личных контактов, поэтому у нас много командировок и сопутствующих документов. Генеральный директор собственноручно подписывал на бумаге около двухсот документов ежемесячно и хотел найти способ цифровизировать этот процесс. Также трудности с документами, задержки, потери в процессе пересылки и дополнительные затраты вызвало подписание на бумаге с большим количеством удалённых сотрудников коммерческого подразделения. 

 

Как вы выбирали сервис электронной подписи и почему остановились на Сайн.Смарте?

В рамках проекта по внедрению электронной подписи мы рассматривали различные варианты: возможность использования простых электронных подписей (ПЭП) или создание собственного удостоверяющего центра для выпуска УНЭП, изучали возможности ЭП, встроенных в Битрикс24 в рамках КЭДО. От ПЭП мы сразу решили отказаться из-за низкой защиты, готовые решения в Битрикс24 нас не устроили, а собственные УНЭП оказались сложным и долгим проектом. В итоге я узнал о Sign.Me через запись вебинара, на котором рассказывалось про возможности интеграции. Готового модуля для нашей версии IT-системы не оказалось, но, изучив документацию, функции сервисов Sign.Me, а главное – возможности интеграции, мы пришли к выводу, что оптимальным по затратам ресурсов решением станет кастомная интеграция Сайн.Смарта в наш портал Битрикс24.

 

Как проходил процесс интеграции сервиса? С какими вызовами вы сталкивались? 

На момент внедрения сервиса электронной подписи у нас уже был достаточно большой опыт разработки различных интеграций и автоматизаций для облачной версии Битрикс24: у нас использовались чат-боты для оформления и последующей генерации документов командировок, чат-бот для подачи заявок в IT-поддержку, мы работали со смарт-процессами Битрикс24, использовали его API для выгрузки данных в систему бизнес-аналитики. Также у нас есть опыт разработки облачных сервисов и использования контейнеризации Docker.

Основным вызовом было правильно спроектировать встраивание Сайн.Смарта в наш портал Битрикс24 так, чтобы это было удобно всем сотрудникам, работающим с документами.

 

Как вы организовывали обучение сотрудников работе с новым сервисом? Сколько времени заняло обучение?

Обучение включало в себя несколько онлайн-встреч и подготовку инструкций. Также мы старались сделать работу с электронной подписью внутри портала Битрикс24 интуитивно понятной. Например, сотрудники могут отправить документ на подпись через чат-бота, пройдя весь процесс по шагам с подсказками. Разработка инструкций шла параллельно с тестированием реализованных в Битрикс24 функций. Обучение заняло около недели и проходило в несколько потоков: отдельно для сотрудников, которые являются простыми пользователями системы, и отдельно для сотрудников бухгалтерии, которые проверяют и отправляют документы на подписание.

 

Как электронная подпись изменила ваши процессы? 

Документ можно подписать быстро из любого места. Например, если согласующий или утверждающий сами в командировке, о необходимости подписать документ сложно забыть – чат-бот присылает напоминание о неподписанных документах каждое утро. Подписанные документы можно быстро найти в специальном разделе «Документооборот» системы Битрикс24. Данный раздел был специально создан в рамках проекта внедрения внутренних ЭП.

 

Как вы оцените работу сервиса Сайн.Смарт? 

Сайн.Смарт – это прекрасный сервис электронной подписи с полным комплектом возможностей для автоматизации и интеграции во внутренние системы компаний. Но работать в нём напрямую с учётом наших бизнес-процессов было бы не очень эффективно, и мы решили провести интеграцию, подстроив процессы под себя. 

 

Какой объём внутренних документов вы теперь ведёте в электронном виде? 

Конечно, мы не охватили весь внутренний документооборот, но сотрудники, которые часто ездят в командировки, по моим оценкам, теперь подписывают в электронном виде 90% всех своих документов. Я сам с момента внедрения электронной подписи от Sign.Me не подписал на бумаге ни одного документа, связанного с командировками или организационно-распорядительной документацией. В бумажном виде остались только эпизодические служебные записки, появление которых настолько редко, что в текстовом редакторе отсутствуют даже их типовые формы, не говоря уже об автоматизации их жизненного цикла. 

 

Как бы вы оценили эффект от внедрения сервиса электронной подписи? Можете поделиться конкретными показателями? 

Первый документ в электронном виде с использованием сервиса Сайн.Смарт мы подписали 6 декабря 2024 года, с тех пор у нас уже больше 1 000 подписанных документов без распечатывания, поиска сотрудника, ожидания его приезда, сканирования. Генеральный директор очень доволен, что он не подписывал эту тысячу документов собственноручно. Я, как пользователь системы, также трачу меньше времени. Подписать документ можно откуда угодно: из поезда, метро, без личного визита в бухгалтерию.

 

Удалось ли сократить затраты на документооборот? Если да, то в каких аспектах это проявилось?

Основное сокращение затрат – это сокращение временных затрат руководителей и сотрудников, участвующих в документообороте c использованием электронной подписи. Также экономятся средства на пересылку документов курьерскими службами.

 

Планируете ли вы расширять использование электронного документооборота в других направлениях работы компании?

Да, на документы производства, например, ЭП можно подписывать заказы на производство, а также на конструкторскую документацию.

 

Что вы посоветуете компаниям, которые только приступают к выбору сервиса электронной подписи? На какие параметры стоит обращать внимание при выборе? 

Чтобы интегрировать любую новую технологию, нужно сначала разобраться во всех нюансах, протестировать её, запустить пилотный проект, оценить его эффективность и принимать решение о полномасштабном внедрении.

Не бойтесь работать с электронной подписью – это быстро, удобно, обеспечивает юридическую значимость, а также сильно экономит дорогостоящее время руководителей. Если у вас нет собственных компетенций в разработке и интеграции, выбирайте проверенные готовые решения или заказывайте внедрение под ключ.

Не забудьте удостовериться, что выбранный вами вид электронной подписи по закону подходит для оцифровки вашего документооборота, а также продумайте интеграцию решения в IT-инфраструктуру компании. Сотрудникам обычно приходится работать с большим количеством цифровых систем и появление дополнительной может вызвать негатив. В идеале сделать так, чтобы выбранное решение стало не ещё одной системой, а работало внутри привычных для сотрудника.

 

Какие ещё цифровые решения вы используете в бизнесе и для каких процессов? 

Битрикс24 как систему коллективной работы (задачи, файлы, чаты) и CRM, ELMA в качестве электронного архива, 1С для бухгалтерии, финансов, решение для производства в процессе внедрения. 

 

Как вы оцениваете дальнейшее развитие электронного документооборота в вашей отрасли? 

Наша отрасль достаточно консервативна, мне кажется, мы одни из первых, кто начал использовать электронную подпись для внутренних документов среди компаний аналогичного размера. Я считаю, что использование ЭП будет только расти, ведь это гораздо удобнее работы с бумажными документами.