Сделка без бумаги: как риэлторская компания перешла на электронную подпись

Расскажите, как возникла идея создания компании?

Наша компания была основана в 2012 году. До этого мы с супругой работали руководителями в крупной риелторской компании в Новосибирске. Когда мы достигли в ней потолка развития, начали задумываться о собственном деле. Название «Первая риэлторская компания» пришло сразу – в нём мы заложили нашу философию: стремление быть первыми по качеству услуг и подходу к работе. 

В чём заключается особенность подхода вашей компании к сделкам с недвижимостью? 

Главное наше отличие – это индивидуальный подход к каждому клиенту. Мы решили убрать привычные границы в нашей деятельности и активно внедряем дистанционные сервисы. Уже четыре года мы работаем в межрегиональном формате. Наш принцип – быть там, где удобно клиенту. В нашей команде 8 человек, распределённых по двум филиалам. В новосибирском и в московском офисе работают по 4 специалиста. Сейчас мы активно изучаем зарубежные рынки недвижимости, чтобы предложить своим клиентам приобретение объектов для жизни и инвестиции вне границ России.

Мы не стремимся к конвейерной работе. Для нас важно, чтобы каждый человек остался доволен услугой, обращался к нам снова и рекомендовал близким. Мы не передаём клиентов другим специалистам в других городах, а ведём сделку от начала до конца, обеспечивая качественную коммуникацию, полную безопасность и прозрачность процесса. Наши услуги там, где нужно клиенту. 

Можно сказать, что мы семейные риэлторы, так как у нас много клиентов, которые сначала покупали недвижимость себе, а потом – родителям и детям. У нас очень дружеские и тёплые взаимоотношения с клиентами, и новые люди приходят в основном по рекомендациям. 

Какие документы вы подписываете с клиентами и в каком объёме? 

Мы работаем с несколькими ключевыми документами: предварительный договор купли-продажи, договор возмездного оказания услуг, согласие на обработку персональных данных и договор хранения денежных средств.

У нас осталась часть консервативных клиентов, которые предпочитают подписывать документы при личной встрече в офисе. А для межрегиональных сделок и с клиентами, которые любят цифровизацию и не хотят тратить своё время в пробках, мы используем более эффективный формат взаимодействия – электронную подпись. Всё индивидуально и исключительно для удобств клиента.  

Объём сделок в месяц с использованием электронного документооборота может варьироваться от 1 до 10 и более. 

Как осуществляете хранение бумаг? 

Наш основной архив располагается в Новосибирске. Все документы, включая договоры возмездного оказания услуг и документацию по сделкам, хранятся в нашем собственном офисном помещении. Хранение бумажного архива требует дополнительных финансовых затрат и времени на транспортировку. Чтобы документы не потерялись и не испортились, мы дублируем их в цифровом формате – сохраняем сканы. Электронные документы, в отличие от бумажных, не требуют дополнительных затрат на хранение – мы стремимся к тому, чтобы перевести большинство сделок в электронный вид. 

Как вы узнали о сервисе электронной подписи Сайн.Клик и почему выбрали его?

Когда мы приняли решение, что будем работать на региональном уровне, мы начали искать сервисы, которые помогут оптимизировать процесс подписания документов и позволят надёжно проводить сделки. Я начал с поиска подходящих решений в интернете и среди коллег. С некоторыми платформами не удалось договориться: основные проблемы были связаны со сложностью схем работы, высокой стоимостью услуг и отсутствием должной верификации. Например, некоторые сервисы предлагали только простую электронную подпись (ПЭП), что для нас неприемлемо, так как работаем с недвижимостью и крупными суммами, а в настоящее время выходим и на зарубежный рынок. 

И тут я вспомнил о Sign.Me. Мы очень часто работали с другим сервисом компании, где используется УКЭП, через партнёра при электронной регистрации сделок с недвижимостью, и он мне очень нравился: всё было просто и быстро. Когда появился сервис Сайн.Клик, который позволяет быстро подписывать документы с физлицами усиленной подписью по СМС, – мы решили, что это лучший вариант для наших задач. Я изучил информацию и связался с представителями. Главным преимуществом стала система верификации подписантов через банковские ID.

Почему вы решили работать именно с усиленной электронной подписью (УНЭП), а не с простой (ПЭП)?

Мы выбрали УНЭП ради безопасности сделок – это наш главный приоритет. Простая электронная подпись не обеспечивает достаточного уровня защиты: кто имеет доступ к телефону, тот и может подписать документ. Нам нужны были гарантии, что документ подписал конкретный человек, так как мы работаем в сфере недвижимости. Доступ к телефону гораздо проще получить, чем к банку. Верификация через банковские ID, которая реализована в сервисе Сайн.Клик, даёт эту гарантию.

Использовать УКЭП в данном сценарии избыточно для предварительных договоров, так как она требует очной идентификации личности. Поэтому УНЭП – защищённый промежуточный вариант между ПЭП и УКЭП, который нас устраивает.

Как изменился процесс работы с документами после внедрения сервиса электронной подписи? Опишите, как вы заключаете сделку с клиентом  

Процесс стал намного прозрачнее и удобнее для всех участников. Давайте разберём на конкретном примере. У нас есть клиент из Санкт-Петербурга, который уже переехал. Мы активно работали с ним дистанционно: общение происходило через чат, где мы обменивались ссылками на объекты. Он присылал свои пожелания, а мы – подходящие варианты. Когда нашли подходящий объект, наш риэлтор прозванивал, договаривался о встрече. В удобное для клиента время он приходил смотреть объект. Мы были на связи и подключались на просмотр онлайн. 

Мы научились полностью дублировать функцию риэлтора без его присутствия на месте. За 2 недели посмотрели около 10 объектов, нашли подходящий и начали документооборот. Затем мы обменялись документами, провели первичную экспертизу объекта, согласовали цену и отправили предварительный договор на подписание через Сайн.Клик. Клиенту пришла ссылка на документ, он подписал и перевёл задаток. В Сайн.Клике мы подписываем свой договор с клиентом, а также предварительный договор подписывают покупатель с владельцем – два физлица между собой. 

Как клиенты реагируют на возможность электронного подписания документов?

Реакция клиентов положительная. Они чувствуют, что мы экономим их время и ускоряем процессы. Особенно довольны те, кто понимает, что за электронной подписью будущее. Люди видят преимущества и не боятся использовать цифровой формат взаимодействия.

Для клиента всё максимально просто: нужен только телефон и доступ в интернет, никаких дополнительных затрат.

Как электронная подпись помогла оптимизировать документооборот?

Скорость подписания документов увеличилась примерно в 10 раз по сравнению с бумажным документооборотом. Сайн.Клик даёт нам оперативность в работе с документами, экономию времени на каждом этапе сделки, удобство для клиентов и рост качества обслуживания.

Какие сервисы-помощники вы используете в работе, помимо электронной подписи? 

Таких сервисов много. Например, недавно мы приняли участие в Международном Жилищном конгрессе в Москве, участниками которого являемся на постоянной основе. На нём мы подписали соглашение о сотрудничестве с новым международным агрегатором по новостройкам. Платформа, с которой мы сотрудничаем, представляет собой полностью дистанционный сервис, охватывающий 10 стран. Она анализирует рынок, собирает информацию о застройщиках и их объектах, готовит презентации, офферы и материалы для соцсетей – причём уже проверенных на старте застройщиков, – что существенно помогает в работе. Затем, когда наш клиент уже определился с объектом, начинается глубокая юридическая работа.

Искусственный интеллект в программе помогает быстро получать ответы на все необходимые вопросы. Помимо этого, наша компания использует несколько сервисов проверок объектов, субъектов и юрлиц, а также электронный документооборот юрлиц.

Какие новые тенденции вы замечаете в отрасли недвижимости? Как ваша компания адаптируется к этим изменениям? 

Сейчас в отрасли недвижимости происходят значительные изменения, особенно в сфере электронных сервисов. Основные тенденции, которые я отмечу: активное развитие агрегаторов недвижимости, в том числе на международном рынке, повсеместное внедрение искусственного интеллекта, развитие электронных сервисов, 3D-туры по объектам и многое другое.

Мы постоянно обновляем свои знания и навыки, следим за изменениями в законодательстве и осваиваем новые технологии, чтобы быть готовыми к любым изменениям. А некоторые из них инициируем и выводим на рынок сами.