Как электронная подпись помогает образовательным учреждениям вести документооборот

Помните 2020 год, когда весь мир перешёл на удалёнку из-за коронавируса? Министерство науки и высшего образования РФ перевели приёмную кампанию вузов 2020/2021 года в дистанционный формат. Для подачи документов на поступление в вуз абитуриентам нужно было выпустить электронную подпись. Сейчас это уже не обязательно, но многие по-прежнему её используют. Расскажем, почему так и чем это может быть полезно.

 

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись (ЭП) – цифровой аналог рукописной подписи. 

По закону РФ электронную подпись делят на два вида: простую и усиленную. Простая электронная подпись (ПЭП) может быть представлена в виде логина с паролем, галочки в чекбоксе или СМС-кода. Этот вид используется для подтверждения действий, например, авторизации на сайте, подписки на email-рассылки, подтверждения банковских операций. Также законом разрешено использовать ПЭП для документооборота, но мы не рекомендуем, так как она не защищена криптографией – математическим методом шифрования данных, который не позволяет вносить односторонние правки в подписанный документ, взломать или подделать подпись. 

Усиленная электронная подпись делится на усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП). Оба вида создаются с помощью криптографии и обеспечивают надёжную защиту документооборота. УНЭП – оптимальное решение для ежедневного документооборота. С её помощью можно подписывать договоры оказания услуг, кадровые документы, закрывающие документы и многое другое. УКЭП подходит для подписания практически любых документов, но чаще всего используется, когда информацию нужно передавать в государственные реестры, например, подписывать счета-фактуры.

 

Зачем образовательным организациям нужна электронная подпись?

При подаче документов в образовательное учреждение учащиеся обращают внимание на то, насколько здесь готовы идти в ногу со временем. Наличие качественного технического оснащения и возможность вести электронный документооборот – это однозначный плюс в пользу вуза. Также вуз, используя электронную подпись, может расширить географию приёма абитуриентов. Например, если иногородним студентам не нужно приезжать в вуз в другой конец страны, чтобы подать документы на обучение, то они с большей вероятностью попробуют поступить именно туда. Согласитесь, подписывать документы в один клик приятнее, чем тратить целый день на очереди и бумажную волокиту. Именно поэтому молодёжь так активно поддерживает цифровизацию.

Электронная подпись упрощает процесс оформления договоров с образовательными организациями и может применяться при поступлении в различные учебные заведения: школы, высшие учебные заведения, программы дополнительного образования, включая курсы, автошколы, летние лагеря и многие другие образовательные учреждения.

 

Кто какие документы в сфере образования может подписать электронной подписью и какой вид ЭП использовать

Ученик: 

• Договоры на оказание услуг (УНЭП). 

• Заявления, например, на академический отпуск (УНЭП). 

• Согласия на обработку персональных данных (УНЭП). 

 

Сотрудник образовательного учреждения:

• Заявления, например, на отпуск (УНЭП). 

• Внутренняя документация кафедры/факультета (УНЭП). 

• Учёт успеваемости обучающихся (УНЭП). 

• Трудовые договоры между учреждением и сотрудниками (УНЭП). 

• Аттестационные ведомости выпускников (УКЭП). 

• Научные отчёты и публикации (УКЭП). 

 

Руководитель образовательного учреждения: 

• Договоры на оказание услуг (УНЭП). 

• Заявления (УНЭП). 

• Учебные планы и программы дисциплин (УНЭП). 

• Трудовые договоры между учреждением и сотрудниками (УКЭП руководителя организации или УКЭП + МЧД в сервисе от Sign.Me). 

• Приказы руководства учреждения (УКЭП руководителя организации или УКЭП + МЧД в сервисе от Sign.Me). 

• Аттестационные ведомости выпускников (УКЭП руководителя организации или УКЭП + МЧД в сервисе от Sign.Me). 

• Статистическая отчётность (УКЭП руководителя организации). 

• Сертификаты и дипломы об образовании (УКЭП руководителя организации).  

 

Как ЭП влияет на образовательный процесс

Экономия. Учебному заведению не нужно тратить деньги и нанимать дополнительных сотрудников для работы с документами, увеличивая ФОТ. Также сократятся затраты на бумагу, чернила, принтеры, физический архив. Учащийся не тратит лишнее время и деньги на поездку и очереди. Сотрудники образовательных учреждений могут решать более важные задачи вместо рутинной обработки бумажных документов. 

Безопасность. Усиленные виды электронной подписи обеспечивают конфиденциальность передаваемых данных, невозможность несанкционированного доступа к документам и защиту от внесения изменений.

Ускорение процесса поступления. Абитуриенты могут подавать заявления, подписывать договоры и предоставлять необходимые документы онлайн, не выходя из дома. Процесс рассмотрения заявлений сокращается в несколько раз, а результаты становятся доступны в кратчайшие сроки.

Уменьшение риска ошибок. Автоматизация документооборота минимизирует вероятность человеческих ошибок при обработке файлов и исключает их потерю. Это особенно актуально при больших потоках абитуриентов, студентов и учащихся. 

 

Кто может выпустить электронную подпись и что для этого нужно

ПЭП доступна любому человеку, её не нужно получать отдельно. Например, даже школьник может осуществить вход в личный кабинет на сайте, не имея паспорта.

Получить и использовать УНЭП и УКЭП может гражданин России, достигший 14-летнего возраста. Это связано с тем, что при получении усиленной подписи необходим паспорт для подтверждения личности. Однако, если подростку младше 14 лет нужно будет выпустить УНЭП или УКЭП для поступления в учебное заведение, ему потребуется согласие родителей. Согласие оформляется в письменной форме и подписывается от руки. 

 

Кейсы применения электронной подписи в образовательных учреждениях 

Разберём кейсы, в каждом из которых пользователи выпустили усиленную ЭП для поступления в учебное заведение.

Электронная подпись при поступлении в вуз

Отличница Екатерина долго выбирала вуз для поступления и, наконец, определилась. Главными критериями выбора для неё были: интересная образовательная программа, современные кабинеты и минимум бюрократии. Чтобы подписать договор на оказание образовательных услуг, ей не нужно было часами стоять в очереди и «вылавливать» сотрудников. Ей направили документ по ссылке в СМС, Екатерина просто перешла по ней, ознакомилась с условиями и нажала «Подписать». Процесс оформления документов был быстрым и лёгким, а главное, безопасным и прозрачным – девушка получила доступ к договору и имеет гарантию подлинности документов. А вуз снизил уровень бюрократии, сэкономил время сотрудников и получил ценного студента.  

Электронная подпись для прохождения обучения в автошколе

Студентка Анна решила пройти обучение в автошколе. Для этого ей нужно было выпустить УНЭП. Она оформила заявку на сайте автошколы, загрузила необходимые документы в личный кабинет, получила ссылку на электронный договор и подписала документы в один клик. Ей не нужно было тратить время и деньги на дорогу до автошколы, она быстро подписала документы там, где было удобно. Автошкола со своей стороны также сэкономила время и деньги и получила нового лояльного клиента, который порекомендует их знакомым.

 

Сервисы электронной подписи для образовательных учреждений от Sign.Me

Сайн.Клик – сервис электронного подписания документов по СМС без мобильного приложения. Он подходит для любого бизнес-процесса, где есть взаимодействия с физлицами: клиентами, сотрудниками или контрагентами. Документы подписываются усиленной электронной подписью (УНЭП), защищённой криптографией. Такую подпись невозможно взломать или подделать.

Как подписать документы в Клике? Всё очень просто:

• компании нужно указать ФИО и номер телефона получателя;

• получателю – перейти по ссылке из СМС, проверить свои данные, прочитать документ и подтвердить его подписание.

Больше о Клике читайте здесь.

Сайн.Смарт – это сервис УНЭП в мобильном приложении. Смарт удобен для компаний, у которых обмен документами с каждым из подписантов носит регулярный характер.

Как подписать документы в Cмарте?

Перед выдачей подписи происходит подтверждение личности – очно в удостоверяющем центре или онлайн при помощи единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). Подписание документов происходит в мобильном приложении, его нужно скачивать каждой из сторон документооборота.

Сайн.Квал – это сервис усиленной квалифицированной электронной подписи, который необходим для передачи информации в госорганы.  

Как подписать документы в Квале?

Стороны документооборота должны пройти очную идентификацию личности и проверку документов (паспорта, СНИЛС и ИНН), чтобы выпустить подпись. После прохождения процедуры идентификации подписывать документы становится так же просто, как и в Сайн.Смарте – при помощи мобильного приложения, сертифицированного ФСБ.

Подробнее о сервисах Sign.Me читайте в блоге Сайн.Медиа. 

 

Внедрение электронной подписи – это не просто следование современным трендам, а необходимый шаг к повышению эффективности работы образовательных учреждений. ЭП помогает сэкономить время, ресурсы и сделать образовательный процесс более удобным для всех участников.